Die Wettbewerbsvorteile von EDI

EDI ist das Tool, mit dem Unternehmen drastische Verbesserungen der Geschwindigkeit erzielen können. Gleichzeitig können sie von einer höheren Genauigkeit bei der Übertragung kritischer Informationen profitieren. Die direkte Übertragung von Dokumenten von einem Rechner auf einen anderen Rechner erfolgt viel schneller als die Übertragung von Papierdokumenten, und das ohne Genauigkeitsverlust.

Wenn Papierdokumente durch elektronische Transaktionen ersetzt werden, ist es ganz einfach, elektronische Protokolle oder Prüfpfade der Bearbeitungsvorgänge von Dokumenten zu pflegen. Unternehmen sind somit viel besser in der Lage, über den gesamten Prozess hinweg den Status zu verfolgen und die Leistung zu messen.

Schauen wir uns einige Vorteile des zuvor erwähnten Beispiels (bezüglich Bestellungen) genauer an, um die Vorteile der elektronischen Bearbeitung gegenüber der traditionellen Bearbeitung auf Papier hervorzuheben.

• Der Prozess dauert nur ein paar Sekunden oder Minuten anstatt mehrere Tage
• Die Bestellung wird ohne menschlichen Eingriff vom Rechner des Einkäufers über ein Netzwerk auf den Rechner des Verkäufers übertragen. Nach Erhalt der Bestellung muss diese nicht abgeschrieben werden; somit werden mögliche Datenerfassungsfehler vermieden.
• Elektronische Dokumente werden nicht von Mitarbeitern der Poststelle, eines Postamts oder Lieferservices manipuliert. Sie warten nicht im Eingangskorb darauf, erfasst zu werden und bleiben nicht liegen, während Mitarbeiter am Telefon sind.
• Der Einkäufer erhält schnell eine Empfangsbestätigung der Bestellung.

Diese Fakten können sich aufgrund reduzierter Durchlaufzeiten und Gemeinkosten sowie einer höheren Genauigkeit direkt in Kosteneinsparungen äußern. Im heutigen Geschäftsumfeld können es sich Unternehmen nicht leisten, diese Vorteile zu ignorieren.

EDI bietet Geschwindigkeit

Der Einsatz von EDI wird die Geschwindigkeit der Dokumentenübertragung ganz gezielt und messbar verbessern und gleichzeitig die Dokumentendurchlaufzeit verkürzen.

• Der landesweite oder weltweite Versand einer elektronischen Nachricht dauert nur ein paar Sekunden oder Minuten anstatt mehrerer Tage. Diese Datenübertragungen erfolgen in der Regel mit einer Geschwindigkeit von über 1000 Zeichen pro Sekunde.
• • Diese Daten stehen sofort für den Einsatz interner Anwendungen zur Verfügung. Nach Erhalt der Daten müssen diese nur noch intern in das Format konvertiert werden, das von der Anwendungssoftware des Empfängers benötigt wird no comma please und sind sofort einsatzbereit.
• Eine Reduzierung der betrieblichen Durchlaufzeiten schafft einen Wettbewerbsvorteil in jedem Unternehmen

EDI verbessert die Genauigkeit

Durch den elektronischen Datentransfer entfällt das Kopieren der Daten von einem Papierdokument in ein anderes Papierdokument oder die Datenerfassung in der Maske einer Geschäftsanwendung. Bei jeder Datenübertragung besteht das Risiko, dass sich Fehler in den Prozess einschleichen. Die Informationen werden bei einer manuellen Bestellung in der Regel mindestens einmal erfasst oder aus dem Papierformular kopiert. Mit EDI wird die Genauigkeit auf verschiedene Weise verbessert.

• Elektronische Daten stammen in der Regel aus einer Datenbank, in der sie einer vorherigen Validierung unterzogen wurden.
• Elektronische Dokumente werden unabhängig ihrer Größe mit Genauigkeit übertragen. Falls die Übertragung eines großen Dokuments scheitert, kann der Anwender Verfahren zur erneuten Übertragung schnell einleiten
• Wenn mehrere Parteien das elektronische Dokument bearbeiten und jede Partei neue Daten in das bestehende Dokument hinzufügt, ist keine davon in der Lage, zuvor eingegebene Informationen zu ändern.

EDI reduziert Kosten

Ihr Unternehmen kann als Folge der EDI-Einführung von zahlreichen Kostensenkungen profitieren. Diese Kostensenkungen können sowohl Kosteneinsparungen als auch Kostenvermeidungen umfassen. Folgende Punkte fassen nur einige allgemeine Kosteneinsparungen zusammen, die Sie erwarten können:

• Senkung der Gemeinkosten durch Vermeidung menschlicher Manipulation, beispielsweise bei der Sortierung und Verteilung in der Poststelle, der Dokumentenaufbereitung und der Datenerfassung. Nach der EDI-Einführung verringern sich die Kosten für Papier, Umschläge und Versandmaterial sowie die Kosten für Telefon- und Kurierdienste, die für die Übermittlung von Bestellungen und Papierdokumenten eingesetzt werden.  Darüber hinaus sorgt die frei gewordene Lagerfläche für Papier und Materialien für weitere Kostensenkungen
• Die reduzierte Fehlerrate kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, beispielsweise bei den Versandkosten und vor allem bei den Personalkosten für Mitarbeiter , die für die Fehlersuche eingesetzt werden.
• Senkung der Lagerhaltungskosten durch kürzere Auftragsbearbeitungs- und Auslieferungszyklen sowie im Allgemeinen durch niedrigere Lagerbestände. Wenn die Ware schneller ausgeliefert werden kann, muss das Einkaufsunternehmen nicht so oft neue Produkte bestellen; somit kann der Sicherheitsbestand verringert oder abgeschafft werden. Niedrigere Lagerbestände können außerdem zu einer entsprechenden Senkung der Lagerhaltungskosten führen. Lagerhaltungskosten können in einigen Unternehmen bis zu 90 Prozent der gesamten Produktkosten darstellen. Somit können auch geringe Reduzierungen in diesem Bereich zu erheblichen Einsparungen führen.
• Wenn ein Unternehmen eine elektronische Rechnung pünktlich erhält, kann der Einkäufer Rabatte nutzen und letztendlich weniger für das Produkt zahlen. Der Verkäufer kann wiederum Zahlungen früher erhalten und somit seine Liquiditätslage verbessern. Er ist dann in der Lage, weniger für seine Materialien zu zahlen, weil er Rabatte nutzen kann.

EDI verbessert die operative Effizienz

Neben Verbesserungen bei der Geschwindigkeit, den Kosten und der Genauigkeit kann sich EDI auf verschiedene Weise auf ein Unternehmen auswirken, indem operative Effizienten verbessert und die Beziehungen mit Ihren Handelspartnern verstärkt werden.

• Bessere Beziehungen mit Handelspartnern. Die erfolgreiche Sendung, Übersetzung und Bearbeitung von Datenübertragungen auf automatische Weise erfordern umfangreiche Analysen und eine enge Zusammenarbeit mit den Handelspartnern der Partner, bei welchen die Daten entstehen, ist auf die Bereitstellung genauer und pünktlicher Daten durch den Absender angewiesen. Deshalb ist es wichtig, dass sich beide Parteien vor der EDI-Einführung auf Geschäftsprozesse, Datenanforderungen und -nutzung, Kommunikationsmethoden, Betriebsfenster und Testzeitpläne einigen. Wenn Lieferanten genauere und vollständige Daten erhalten und Datenerfassungsfehler auf der Empfängerseite abschaffen, können sie für genaue und pünktliche Lieferungen an ihre Kunden sorgen und gleichzeitig die Kosten für die Rücksendung falscher Ware senken. Das höhere Level an Kundenservice lockt in der Regel neue Kunden an und erhöht das Auftragsvolumen bestehender Kunden.
• Höheres Datenbewusstsein im gesamten Geschäftszyklus. Der weitreichende Einsatz von EDI bietet einer Organisation Transparenz außerhalb ihrer „vier Wände“.  Obwohl EDI kein Reporting-Tool ist, sorgt eine vollständige EDI-Einführung dafür, dass sich jeder der Fähigkeiten bewusst ist, den Kunden des Kunden zu überwachen, die Leistung des Lieferanten oder des Frachtunternehmens zu beobachten, die Produktverfügbarkeit bei Lieferanten besser zu verstehen und zwischen den Maßnahmen seitens der Distributoren und Kunden zu unterscheiden
• Bessere Planung und Bearbeitung. Der schnelle Empfang von genauen und vollständigen Geschäftstransaktionen ist in einem elektronischen Umfeld die Norm. Lieferanten können Aufträge schneller bearbeiten und Lieferungen können entsprechend geplant werden. Gleichzeitig kann der Hersteller einen schnelleren Empfang der Ware erwarten und Fertigungsaufgaben entsprechend planen.
• Und schließlich kann EDI den Cash-Flow verbessern. Wenn zusätzliche Anwendungen im Unternehmen mit EDI integriert werden, sorgt die mit EDI erzielte generelle Effizienzsteigerung für eine Verbesserung des Cash-Flows. Dies erlaubt Führungskräften, den Cash-Flow genauer zu planen, indem sie Zahlungen früher empfangen und tätigen und somit Nettorabatte nutzen können