Was ist EDI?

Der elektronische Datenaustausch, oder EDI, ist keine neue Technologie und gibt es tatsächlich seit Ende der 60er Jahre. Auch wenn EDI von technologischen Entwicklungen, z.B. die Einführung des Internets, erheblich profitiert hat, ist EDI nicht technologieabhängig. Es gibt bevorzugte Art und Weisen, EDI in einem Unternehmen zu implementieren, aber es stehen zahlreiche Vorgehensweisen zur Auswahl. Die gewählte Methode sollte mit den Geschäftsanforderungen eines Unternehmens zusammen hängen, nicht mit einer bestimmten Implementierung oder Technologie.

In seiner einfachsten Form ist EDI der Austausch von Standard-Geschäftsdokumenten im elektronischen Format von Computer zu Computer zwischen zwei Unternehmen. Der einfache elektronische Datenaustausch umfasst zwei entscheidende Komponenten. Erstens werden Papierdokumente durch elektronische Dokumente ersetzt. Zweitens findet der Dokumentenaustausch in einem standardisierten Format statt. Mit diesen zwei einfachen Konzepten kann jedes Unternehmen die Welt des elektronischen Datenaustauschs betreten und von der Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit des elektronischen Handels, oder E-Handel bzw. E-Commerce, profitieren.  

Definition von EDI

In der hektischen Geschäftswelt von heute hat Ihr Unternehmen vielleicht schon diese Richtung eingeschlagen, oder Kunden oder Lieferanten haben sich vielleicht an Sie gewandt, um Informationen in elektronischer Form auszutauschen. Für den EDI-Anfänger kann dieses Thema sehr verwirrend erscheinen.

Klassischer Dokumentenaustausch

Was ist also ein Dokument? Ein Dokument ist jede Form der Kommunikation, üblicherweise auf Papier, das zwischen zwei Unternehmen versendet wird, zum Beispiel:

• Bestellungen
• Rechnungen
• Lieferavise
• Ausfuhr-/Einfuhrscheine
• Carrier-to-Carrier-Frachtbriefe
• Überweisungen
• Baubeschreibungen
• Krankenversicherungsansprüche

EDI ist hauptsächlich ein von Kommunikationsprotokollen oder Übertragungsmedien unabhängiges Datenverarbeitungskonzept. EDI ist eine logische Nebenerscheinung der Computerisierung, die im Laufe der letzten Jahrzehnte in Unternehmen stattgefunden hat. Mithilfe des EDI-Verfahrens kann die elektronische Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen in einem Unternehmen nun ganz einfach auf andere Unternehmen oder Handelspartner erweitert werden.

EDI ersetzt für Menschen lesbare Dokumente in Papier oder elektronischer Form mit maschinenlesbaren und elektronisch verschlüsselten Dokumenten. Mit EDI erstellt der sendende Computer die Nachricht und der empfangende Computer interpretiert die Nachricht ohne jeglichen menschlichen Eingriff.

Bevor Sie erfahren, woraus ein EDI-System besteht und wie ein solches System implementiert werden kann, ist es wichtig, ein Beispiel zu betrachten, anhand dessen einige der entscheidenden Unterschiede zwischen klassischen Transaktionen mit Papierdokumenten und EDI hervorgehoben werden. Einer der ersten Bereiche, in dem viele Unternehmen EDI einführen, ist der Austausch von Bestellungen. Bei der klassischen Methode der Auftragsbearbeitung wird der Einkäufer oder Einkaufssachbearbeiter ein Standardverfahren verwenden, um eine Bestellung zu erstellen, das aus folgenden Schritten besteht:

• Ein Einkäufer prüft die Daten in einem Inventor- oder Planungssystem.
• Der Einkäufer erfasst die Daten in einer Eingabemaske im Einkaufssystem, um die Bestellung zu erstellen.
• Der Einkäufer wartet, bis die Bestellung gedruckt wird, im Allgemeinen auf einem speziellen Formular.
• Nachdem die Bestellung gedruckt wurde, sendet sie der Einkäufer an den Lieferanten per Post.
• Der Verkäufer erhält die Bestellung und erfasst sie in seinem Auftragserfassungssystem.
• Der Einkäufer ruft den Verkäufer in regelmäßigen Abständen an, um herauszufinden, ob die Bestellung empfangen und bearbeitet wurde.

Wenn Sie die interne Bearbeitungszeit zusammenrechnen, die der Absender und der Empfänger benötigen, und noch zwei Tage für den Postweg hinzufügen, dauert dieser Vorgang in der Regel zwischen drei und fünf Tagen. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Absender und der Empfänger die Bestellung schnell bearbeitet haben, und dass an jeder Stelle entlang des Prozesses keine Fehler bei der Übertragung der Formulardaten in das System aufgetreten sind.

Definition von EDI – Warum EDI?

Betrachten Sie nun denselben Dokumentenaustausch, wenn ein Unternehmen seine Bestellungen in elektronischer Form mittels EDI platziert:

• Der Einkäufer prüft die Daten und erstellt die Bestellung, druckt sie jedoch nicht.
• Die EDI-Software erstellt eine elektronische Version der Bestellung und übermittelt sie automatisch an den Empfänger innerhalb von einigen Minuten
• Das Auftragserfassungssystem des Verkäufers empfängt die Bestellung und aktualisiert das System sofort nach Erhalt

Was mit Papierdokumenten und dem Postweg bis zu fünf Tagen dauerte, hat eben weniger als eine Stunde in Anspruch genommen. Durch Abschaffung der Papiervorgänge aus fast allen Stufen des Prozesses hat EDI das Potenzial, einen bisher papierbasierten Prozess wie folgt umzuwandeln:

Die größten Vorteile einer EDI-Einführung in Ihrem Unternehmen werden im Bereich „Vorteile von EDI“ dieser Microsite ausführlicher beschrieben, aber es lässt sich Folgendes zusammenfassen: EDI kann dazu beitragen, die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Transaktionen zu verbessern, EDI kann Kosten senken, und es bietet mehr Flexibilität in der täglichen Kommunikation mit Ihren Handelspartnern oder Kunden. Um herauszufinden, wie ein EDI-System eingeführt werden kann, klicken Sie bitte oben auf die Schaltfläche „Einführung von EDI“.