Schritt 3: Durchführung einer intensiven Analyse

Die strategische Überprüfung deckt auf, wo Ihre Organisation am meisten von EDI profitiert. Es sind jedoch auch noch andere Elemente zu berücksichtigen, bevor man sich entscheidet, welcher Geschäftszyklus zunächst ausgewählt wird. Hierzu gehören folgende Punkte:

  • Welcher Teil der Organisation ist am meisten bereit für EDI?
  • Für welchen Zyklus kostet die EDI-Implementierung am wenigsten?
  • Wo kommt es zu den größten Einsparungen/zu einer besseren Rentabilität?

Zur Beantwortung dieser Fragen ist eine andere Form der Analyse notwendig. Viele Unternehmen setzen hier zwei Werkzeuge ein:

  • Die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA)

    Mit dieser Analyse werden die wahrscheinlichsten Anwendungen für den EDI-Einsatz festgestellt und die jeweilige Priorität für die Entwicklung definiert. Hierzu gehört eine Beschreibung der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und eine Erklärung dahingehend, wie EDI hier zu einer Verbesserung führt. Die Ausstellung und der Eingang von den verschiedenen Geschäftsdokumenten basiert auf einem System mit menschlichen und maschinellen Verfahren. Dabei müssen alle dokumentiert und im Hinblick auf die EDI-Effizienz analysiert werden. Um das beste Ergebnis zu erreichen, sollte man auf die Verbesserung des Geschäftszyklus statt auf die einfache Automatisierung setzen.

  • Die EDI-Umfrage

    Eine Umfrage unter den Kunden und Lieferanten einer Organisation, um sicherzustellen, dass ein erstelltes EDI-System auch in einem weitläufigen Netzwerk von Handelspartnern oder in einer kleinen Gruppe mit vielen, hochwertigen Handelspartnern mitgetragen wird. Die Umfrage sollte bezüglich der zugrunde liegenden Technologien und verfügbaren Fähigkeitsebenen durchgeführt werden. Hierbei sind auch die Art der Daten, die das derzeitige System benötigt, die Art der Daten, welche die Handelspartner einsetzen sowie die Art der Daten, die von EDI-Standards gefordert werden, zu berücksichtigen.

Da mit dem Erreichen des Pilot-Stadiums eines EDI-Programms eine große Organisation bereits Millionen Euro ausgeben kann, ist die mögliche Kosteneinschätzung des Programms zwar wesentlich, diese muss aber mit den Ergebnissen der EDI-Umfrage kombiniert werden. So kann der EDI-Koordinator einen Abschlussbericht erstellen, der folgendes abdeckt:

  • Den Projektumfang
  • Die Beschreibung von Stärken und Schwächen des bestehenden Systems
  • Empfohlene Systemalternativen und die Möglichkeit, das Unternehmen zu stärken
  • Die erforderliche Datenintegration und Individualisierung von Dokumenten
  • Verweise auf berücksichtigte, aber nicht ausgewählte Alternativen
  • Finanzdaten zu empfohlenen und abgelehnten Ansätzen
  • Ein Zeitplan für die Systementwicklung und die benötigten Geldmittel
  • Die Auflistung der benötigten Personen zur Systementwicklung und -implementierung
  • Implementierungsplan

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