Schritt 7 – Einsatz des EDI-Systems bei Handelspartnern

Wenn ein EDI-System auf die übrigen Handelspartner erweitert wird, stellen viele große Kauforganisationen EDI-Ausbildungs- und Schulungsprogramme für ihre Zulieferer zusammen. VANs haben auch die Führung beim Anbieten von Support für ihre Kunden übernommen, indem sie Handelspartner online bringen. Diese Programme werden manchmal als „Anbindung von Lieferanten“ oder „Community Enablement“ bezeichnet und bilden einen Schlüsselprozess beim erfolgreichen Einsatz eines EDI-Systems bei Handelspartnern einer Lieferkette.

Hub-and-Spoke-Modell der Supply Chain

Beim Hub-and-Spoke-Ansatz überträgt der Großkunde, der Hub, sein EDI-Programm auf seine Zulieferer, die Spokes. Die Unterstützung großer Organisationen für Lieferanten variiert, ebenso wie der Spielraum, den sie ihnen gewähren. In vielen Fällen erhalten Lieferanten die Mitteilung, dass EDI eine Voraussetzung für die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung ist.

Wie bei jeder Veränderung können Lieferanten abgeneigt sein, mit EDI zu beginnen. Der Hub muss diese Trägheit oder diesen Widerstand überwinden, indem er die Auswirkungen von EDI auf die Geschäftsbeziehung beschreibt und mögliche Bedenken zerstreut. Lieferanten haben mitunter Angst vor Unbekanntem. Folgende Einwände sind möglich:

• Die manchmal richtige Ansicht, dass die Einrichtungskosten beträchtlich sein könnten
• Die Annahme, dass die Lizenzgebühren für die EDI-Software sich in derselben Größenordnung bewegen wie jene des Auftragsbearbeitungssystems
• Bedenken hinsichtlich des Budgets oder des Cash Flow
• Andere MIS-bezogene Prioritäten, z.B. Netzwerk oder PC-Upgrades
• MIS-Auslastung und Planungszyklen
• Mangel an Fachberatern oder Job-Kandidaten mit EDI-Erfahrung

Einberufen einer Handelspartnerkonferenz

Das Anbieten von EDI-Ausbildung und Hilfe sind zwei Arten, wie eine Organisation die Anzahl der Handelspartner und die Geschwindigkeit, in der ein Handelspartner die Auflagen erfüllt, erhöhen kann. Diese beiden Faktoren sorgen für einen vermehrten Rückfluss der EDI-Investition des Hubs. Ausbildung zerstreut meist die Bedenken des Handelspartners gegen EDI und je mehr Handelspartner ihre Geschäfte mit EDI abwickeln, desto größer sind die Einsparungen. Ob eine große Organisation plant, sich selbst mit EDI-Ausbildung zu versorgen oder einen Vertrag mit einem VAN schließt, ist eine weitere Entscheidung für den EDI-Koordinator.

Wenn der Hub eine kaufende Organisation ist, kann er Lieferantenkonferenzen einberufen, um den Zulieferern das EDI-Programm zu erklären. Lieferanten werden über die Vorteile von EDI und ihre Möglichkeiten, in das System einzusteigen, informiert. Folgende Tipps sind für eine erfolgreiche Lieferantenkonferenz zu beachten:

• Die Einladung kommt von einer Person, die im Unternehmen eine hohe Position einnimmt (kein Techniker) und den Lieferanten bekannt ist
• Die Konferenz sollte von einer hochrangigen Person eröffnet werden, die in der Lage sein sollte, sich auf die Lieferanten und die Unternehmensziele zu beziehen
• Die Lieferanten sollten darüber informiert werden, dass Referenten von EDI-Netzwerken und Softwareunternehmen für Ausbildung und nicht für Verkauf zuständig sind
• Die Anforderungen an die Lieferanten müssen klar und präzise sein, auch hinsichtlich dessen, was wann von ihnen erwartet wird

Wenn es einem Unternehmen aus irgendeinem Grund unmöglich ist, eine Lieferantenkonferenz einzuberufen, vielleicht weil die Lieferanten in verschiedenen Ländern verstreut sind, kann sie eine der folgenden Vorgehensweisen anwenden:

• Einführungskapitel in Broschüren, die vorher Formatrichtlinien gewidmet waren
• Zusätzliche Mitarbeiter und höhere Leistung der EDI-Telefonsupport-Gruppen
• VAN und andere unterstützende Services
• Die staatlich unterstützten Electronic Commerce Resource Centres (ECRCs)
• Anbieter von EDI-Schulungen

Testen des EDI-Systems

Führende Hubs und VANs reduzierten in den späten 90ern den Aufwand für rasche, umfangreiche Implementierungen. Die erste Vereinfachung erfolgt in Form eines Testverfahrens. Vor dem Test wird den Handelspartnern auf 1 oder 2 Seiten schriftlich erklärt, was sie erwartet. Während des Tests dienen diese Unterlagen als Checklisten für Handelspartner und das Testpersonal des Hubs oder VANs. Der Einsatz solcher Verfahren erlaubt Hub oder VAN-Personal, auf spezielle Vorgehensweisen anstelle breiter EDI-Standards und Konzepte geschult zu werden. Daher haben neue Mitarbeiter bei Hubs oder VANs möglicherweise wenig Bedarf an der jahrelangen EDI-Erfahrung, die früher gefordert war. Zusätzlich zu den Verfahren verwenden Hub- oder VAN-Tester Tools. Einige Hubs und VANs rufen automatisch allgemeine Auftragsdaten ab und verwenden die Empfänger-ID des Handelspartners. Andere setzen in der Datenbank des Lieferanten ein Flag, das Produktionsaufträge kopiert.

Wenn der Hub sich dazu entschließt, den Test zu einem VAN oder Service-Provider auszulagern, muss er sich dessen bewusst sein, dass er nur einen Teil auslagern kann. Der Grund ist, dass das VAN oder der Dienstleister allgemeine Daten, beispielsweise allgemeine Versand- und Produktcodes, verwendet. Daher beziehen sich die Tests ausschließlich auf die EDI-Systeme der Handelspartner. Das Testen der Genauigkeit und geschäftlichen Bedeutung der Hub-Daten obliegt dem Hub selbst. Für einen gründlichen Test der Produktdateien des Hubs müssen beispielsweise die Produktdaten durch die EDI-Systeme des Lieferanten in sein Auftragsbearbeitungs- oder ERP-System verschoben werden.

Stufenweise Einführung der ersten Transaktion

Die Einführung bei einer großen Anzahl von Lieferanten kann einen stufenweisen Ansatz erfordern. Die Organisation entscheidet, wie viele neue Handelspartner sie auf einmal betreuen kann und arbeitet sich anschließend durch dieselben Abläufe wie beim Pilottest. Zeitpläne für zweifaches Testen und zweifache Vorgänge sollten erstellt und strikt eingehalten werden. Die Auswahl von Gruppen neuer Handelspartner erfolgt entsprechend den Zielen von EDI. Ist es das Ziel, den Bestand zu reduzieren, haben Handelspartner mit hohem Umsatz Vorrang. Wenn es das Ziel ist, Bearbeitungsprozesse wie jene in Kreditorenkonten zu reduzieren, müssen Handelspartner mit höherem Papieraufwand zuerst implementiert werden.

Zusätzliche Transaktionen

Wenn die erste Transaktion bei einem hohen Prozentsatz der Handelspartner implementiert ist, wird die nächste Transaktion ausgewählt und als separates Projekt behandelt. Es gibt einige überraschende Merkmale. Technische Mitglieder des EDI-Teams der ersten Transaktion können bei der zweiten Transaktion möglicherweise viel eher mit der Arbeit beginnen als die Teammitglieder, die mit der Implementierung und dem Einsatz beschäftigt sind. Die zweite Transaktion muss gewöhnlich mit einer anderen Anwendung verbunden werden. Daher ist ein erheblicher technischer Einsatz erforderlich.

Die zweite Transaktion benötigt gewöhnlich die Einbindung einer anderen Benutzerabteilung. Somit kommen die Herausforderungen in den Bereichen Analyse, Motivation und Ausbildung zuerst. Eine Frage von Organisationen lautet: „Wann ist der beste Zeitpunkt, um den EDI-Koordinator von der ersten Transaktion zu befreien?“ Die zweite Transaktion kann dieselbe Handelspartnergemeinschaft betreffen oder auch nicht. Ist dies der Fall, so sind Pilotprojekt und Einsatz einfacher, aber nicht unbedingt unbedeutend. Einige Handelspartner könnten davon ausgegangen sein, dass die EDI-Anforderung vollständig war und dauerhaft erfüllt wurde.

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