EDI-Kosten

Die Berechnung der Kosten für Ihre EDI-Implementierung ist sehr wichtig, damit Sie sicherstellen können, dass dies wirklich zu finanziellen und geschäftlichen Vorteilen für Ihr Unternehmen führt. Zunächst müssen Sie sich aber für Ihren EDI-Ansatz entscheiden: Intern oder Zusammenarbeit mit einem Drittpartner-EDI-Provider oder ein Value-Added Network (VAN).

Intern

Nur wenige ganz große Organisationen haben ihre eigenen EDI-Netzwerke eingerichtet. Der Vorteil liegt hier beim internen Management, der Sicherheit und Kontrolle, es lässt sich jedoch nicht einfach realisieren. Wenn Sie Ihr eigenes EDI-System aufbauen möchten, müssen Sie zumindest in folgende Optionen investieren:

  • EDI-Software
  • Kommunikationssoftware
  • EDI-Übertragungsverfahren
  • Mapping- und Konvertierungssoftware
  • EDI- und Mapping-Experten
  • Kontinuierliche Upgrades, Support und Wartung

Mit diesen Investitionen kommen Sie zum Anfangspunkt. Sie haben dann ein internes EDI-System. Sie müssen dann wahrscheinlich Ihre einzelnen Handelspartner bei der Systemimplementierung an deren Standort unterstützen oder das System gar für sie aufbauen. Das müssen Sie für jeden Handelspartner tun, mit dem Sie EDI betreiben möchten und zwar kontinuierlich, da sich ihr Handelsumfeld weiterentwickelt, wächst und sich verändert.

Es überrascht deshalb kaum, dass sich die meisten Organisationen anstelle dessen für eine Art Drittanbieter entschieden haben, der die EDI-Infrastruktur bereitstellen kann, ohne dass selbst diese erste Investition getätigt werden muss. Das ist insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen entscheidend, die einfach nicht die Leute oder das Geld für solche Investitionen intern zur Verfügung haben.

EDI-Provider/VAN

Wie es vielleicht zu erwarten ist, werden von Drittanbietern verschiedene Preismodelle angeboten, die Sie prüfen müssen. Bei Ihrer letztendlichen Entscheidung spielen natürlich der Preis aber auch die folgenden Haupt-Geschäftsfaktoren eine Rolle:

  • Wie viele Ihrer Partner befinden sich bereits in den Provider-Netzwerken
  • Deckt der Provider das von Ihnen benötigten geographische Gebiet ab
  • Support und Schulungen unterstützen Sie und Ihr Handelsumfeld
  • Der angebotene Optionenbereich, damit Sie und Ihr ganzes Handelsumfeld EDI betreiben können

Die Berechnungsgrundlage ist jedoch normalerweise das Datenvolumen, das Sie über das Netzwerk übertragen. Das wird oft über die Anzahl der Kilo-Zeichen (KC) in Ihrem Dokument gemessen. Basierend hierauf bieten die Provider eine Vielzahl an Anmeldungsmodellen an, die Sie auswählen können wie z. B.:

  • Abovertrag
  • Monatlich
  • Jahresanmeldung

Diese Modelle bewegen sich meist in Preisbereichen mit geschätzten KC-Volumen oder Dokumenten. Sie sollten jedoch auch auf andere Faktoren achten, wenn Sie die VAN-Preismodelle bewerten. Auch Zeit und Häufigkeit können wichtige Faktoren sein. Einige Provider verlangen z. B. separate Gebühren zusätzlich zur Berechnung der Kilo-Zeichen. Das kann zu signifikanten Zusatzkosten wie z. B. in der Transportbranche führen, wo die Lieferzeit entscheidend ist und in der es häufige Transaktionen gibt. Die Gebühr pro Transaktion rauscht dann schnell in die Höhe. Achten Sie auch auf versteckte Gebühren wie z. B. für Mindestaufzeichungslängen. Einige Provider geben eine Aufzeichnungslänge von 128 bis 512 Zeichen an. Das führt dazu, dass beim Versenden von 10 Dokumenten mit 10 Zeichen Ihnen 5120 Zeichen für den eigentlichen Versand von nur 100 berechnet werden. Bei einem großen Volumen kleiner Transaktionen führt das schnell zu immensen Mehrkosten pro Monat.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie das Volumen und die Art Ihrer Geschäftstransaktionen kennen, bevor Sie einen Provider auswählen. So können Sie das Preismodell auswählen, dass am besten auf Ihren Geschäftsbedarf zugeschnitten ist. Und schauen Sie auch sorgfältig auf das Kleingedruckte der Provider, wenn da ein „kostenloser” EDI-VAN-Service angeboten wird, was unwahrscheinlich ist.

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