Transaktionen in Papierform im Vgl. zu elektronischen Transaktionen

Eine allgemeine Geschäftstransaktion und eine, die bei Unternehmen automatisiert wird, wenn sie EDI das erste Mal implementieren, ist der Austausch von Bestellungen (PO’s). Deshalb nehmen wir zum Vergleich eine Bestellung als Beispiel.

Beim herkömmlichen Verfahren bei der Verarbeitung einer Bestellung durchläuft ein Käufer ein ziemlich ähnliches Verfahren wie das, das unten aufgeführt ist:

  • Der Käufer prüft die Daten von einem Bestands- oder Planungssystem aus
  • Der Käufer gibt die Daten auf dem Bildschirm des Einkaufsystems ein, um die Bestellung zu erstellen
  • Der Käufer wartet, bis die Bestellung in einem speziellen Format gedruckt wird
  • Der Käufer schickt die Bestellung an den Provider
  • Der Provider erhält die Bestellung und gibt sie in sein Bestellformular ein
  • Der Käufer ruft regelmäßig an, um den Fortschritt seiner Bestellung zu überprüfen

Wenn Sie die interne Verarbeitungszeit an beiden Enden hinzufügen – mehrere Tage bis die Post ankommt – dauert ein solcher Prozess bis zu 5 Tage. Das ist natürlich unter der Annahme der Fall, dass absolut keine Fehler bei der gesamten Dateneingabe auftreten und dass die Bestellung schnell während dem gesamten Prozess verarbeitet wird. Jetzt vergleichen wir das mit der elektronischen Bestellung:

  • Der Käufer prüft die Daten und erstellt eine Bestellung, druckt sie aber nicht aus
  • Die EDI-Software erstellt eine elektronische Version der Bestellung
  • Die elektronische Bestellung wird automatisch innerhalb von Minuten übertragen
  • Das Bestellsystem des Providers bekommt die PO und aktualisiert sein System unmittelbar nach Erhalt

Was bisher bis zu 5 Tage über den Papierweg dauert, kann nun unter einer Stunde abgeschlossen werden. Das Datum ist genauer, was Probleme im weiteren Verlauf reduziert und, was genauso wichtig ist, was die Zeit zwischen Bestellung und Zahlung verringert.

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